Via deze privacyverklaring informeert Charlotte Heynssens CommV alle klanten en personen die belangstelling tonen in haar werking over welke persoonsgegevens verzameld worden en hoe ermee wordt omgegaan. Al deze gegevens worden op een veilige en zorgvuldige manier verwerkt en gebruikt. De toepasselijke wetgeving wordt gerespecteerd, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In deze verklaring kan je lezen wat jouw rechten met betrekking tot deze verwerking zijn. Indien u vragen zou hebben na het doornemen van deze privacyverklaring, dan kunt u contact opnemen via volgend mailadres: info@shotbychotte.be.

Art. 1: Over mezelf

Charlotte Heynssens CommV is een vennootschap gevestigd te Casterstraat 9, 9700 Oudenaarde en staat ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0778.532.886.

Art. 2: Persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt

➢    Identiteitsgegevens: voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, rijksregister- of ondernemingsnummer, bedrijfsnaam 

➢    Contactgegevens: (factuur)adres, telefoonnummer, mailadres

➢    Financiële gegevens: o.a. bankrekeningnummer, betalingen, …

➢    Beeldmateriaal: foto’s en video’s met eventueel geluidsopnamen

Bovenstaande gegevens worden meegedeeld door de klant, via o.a. het contactformulier op de website, persoonlijk en/of telefonisch contact, contact via email, Facebook of Instagram. 

Om deze website mogelijk te maken en te optimaliseren gebruikt Charlotte Heynssens CommV analytics en retargeting diensten. Gebruik van de website kan getracked worden met Google Analytics en Facebook Pixel. Hierbij is Charlotte Heynssens CommV gebonden aan de bewaartermijnen van Google en Facebook. Ook maakt deze website gebruik van cookies. Daarnaast verzamelt Facebook doelgroepstatistieken door middel van een first party cookie. Met deze gegevens kunnen er gerichter advertenties geplaatst worden.

Recensies over de diensten van Charlotte Heynssens CommV kunnen op de website geplaatst worden uit commercieel belang en zullen verwijderd worden wanneer deze niet meer representatief zijn voor de bedrijfsvoering of indien de klant hier een verzoek toe doet.

Wanneer de klant contact opneemt via de website, wordt er gevraagd achter de volledige naam en e-mail. Met het versturen van het contactformulier worden deze gegevens zichtbaar voor Charlotte Heynssens CommV.

Omdat personen worden vastgelegd op foto, verwerkt Charlotte Heynssens CommV ook bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens zoals omschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (zo is op een foto jouw ras/etniciteit zichtbaar). Doordat je je laat fotograferen geef je echter toestemming om deze foto’s te gebruiken voor de beschreven doeleinden.

Via haar website noch dienst heeft Charlotte Heynssens CommV de intentie om gegevens te verzamelen van personen die jonger zijn dan 16 jaar, zonder toestemming van ouders of voogd. Ze kan echter de leeftijd van websitebezoekers niet controleren, waardoor het ouders aangeraden wordt om bij de online activiteiten van hun kinderen betrokken te zijn, indien zij niet wensen dat er gegevens over hun kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming. Ben je ervan overtuigd dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, kan contact worden opgenomen via de bovenstaande contactgegevens, waarop de informatie wordt verwijderd.

Jij staat zelf in voor de juistheid van de door jou verstrekte gegevens en dient Charlotte Heynssens CommV te verwittigen zodra er wijzigingen zijn.

Art. 3: Verwerkingsdoeleinden

Charlotte Heynssens CommV verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van klanten voor onder andere maar niet uitsluitend voor:

➢    Klanten- en orderbeheer

➢    Klantenadministratie

➢    Aanbieden van producten of diensten 

➢    Opvolgen van bestellingen en leveringen

➢    Afleveren van goederen of verlening van diensten

➢    Facturatie

➢    Inlichtingen te verstrekken omtrent wijzigingen van de aangeboden goederen of diensten

➢    Uitvoeren van directe marketing en gepersonaliseerde reclame zoals updates, nieuwsbrieven, infobrochures, e-mails, uitnodigingen voor activiteiten, marketingmateriaal en andere informatie die nuttig zou kunnen zijn voor de klant (met gebruik van beeld- en geluidsmateriaal). In elke marketing e-mail krijg je de mogelijkheid om je uit te schrijven.

➢    Beantwoorden aan een wettelijke verplichting

Charlotte Heynssens CommV verzamelt of verwerkt geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die hierboven worden beschreven, tenzij klant hiertoe voorafgaandelijk toestemming geeft. 

Art. 4: Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover met ons contact op te nemen (zie contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring).

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming (gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, +32 (0)2 274 48 78).

Art. 5: Bewaring persoonsgegevens

Charlotte Heynssens CommV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op het gebied van boekhouding). Charlotte Heynssens CommV verbindt zich ertoe de persoonsgegevens niet langer bij te houden dan 7 jaar na de eerste fotoshoot of deelname aan een workshop.

Art. 6: Gebruik van beeldmateriaal

Charlotte Heynssens CommV houdt zich het recht voor om het beeldmateriaal gemaakt tijdens fotoshoots of workshops te publiceren via haar kanalen (website, sociale media, etc.). De betrokken personen hebben recht op schriftelijk bezwaar.

Bij elke activiteit waar Charlotte Heynssens CommV foto’s neemt is er een kennisgeving dat wie niet wenst dat zijn/haar foto’s publiekelijk verspreid worden, dit uitdrukkelijk kan melden aan Charlotte Heynssens CommV en, indien van toepassing, de organisator.

Charlotte Heynssens CommV heeft een commercieel belang om enkele persoonsgegevens van de klant te gebruiken voor marketingdoeleinden. Charlotte Heynssens CommV verwerkt naam, e-mail en social media account voor direct marketing en social media marketing. Deze gegevens zullen verwijderd worden zodra de klant zich uitschrijft van de nieuwsbrief of aangeeft niet langer benaderd te willen worden.

Foto’s genomen tijdens fotoshoots worden voor onbepaalde termijn bewaard, gezien ze onderdeel uitmaken van de portfolio.

Art. 7: Rechten van de klant omtrent het verwerken van de persoonsgegevens

De klant heeft een recht op inzage van de persoonsgegevens en van de informatie vermeld in artikel 15 AVG. Op basis van de inzage kan de klant deze gegevens laten passen, verbeteren, aanvullen, afschermen of verwijderen, mits een schriftelijk verzoek.

De klant heeft te allen tijde het recht zich te verzetten tegen het gebruik van zijn persoonsgegevens voor direct marketing (bv. door middel van een uitschrijfmogelijkheid in emails).

Wanneer Charlotte Heynssens CommV gegevens heeft verwerkt op basis van expliciete toestemming, heeft de klant het recht deze toestemming in te trekken. 

Om deze rechten uit te oefenen, kan de klant Charlotte Heynssens CommV contacteren via de Facebook Messenger applicatie, via Instagram of via email: info@shotbychotte.be. Charlotte Heynssens CommV kan de klant vragen om zich te legitimeren voordat zij gehoor kan geven aan voornoemde verzoeken.

Art. 8: Rechtmatigheid van de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met artikel 6 a, b, f van de AVG van 27 april 2016.

De klant geeft, door aanvaarding van de offerte, toestemming voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens voor de verwerkingsdoeleinden zoals geformuleerd in punt 3 van deze privacyverklaring. Deze gegevens worden verzameld en verwerkt zodat Charlotte Heynssens CommV haar diensten optimaal kan leveren om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken.

Art. 9: Verstrekking aan derden

Charlotte Heynssens CommV zal gegevens van de klant niet verstrekken aan derde partijen, tenzij dit nodig is voor de bedrijfsvoering of vanuit een wettelijke verplichting vereist is (lokale overheid, politie, gerecht, …). De gegevens zullen niet doorverkocht worden aan derden. Er kan wel gebruik gemaakt worden van de diensten van een derde partij voor het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, online fotogalerij, ...), nieuwsbrieven en uitnodigingen, reservatie van fotoshoots, bestellingen (o.a. van fotoproducten) en betalingen. Alle leveranciers zijn verplicht om uw privacy te respecteren. Wij zijn niet verantwoordelijkheid voor problemen bij leverancier. Wij kunnen alleen garant staan voor een zo goed mogelijk verloop. Al onze leveranciers zijn in orde met de GDPR wetgeving.

Indien Charlotte Heynssens CommV de persoonsgegevens van de klant wenst te delen met derden buiten de beschreven doeleinden, zal er schriftelijke toestemming gevraagd worden.

Art. 10: Auteursrecht

Alle beelden op de website zijn auteursrechtelijk beschermd. Indien u zonder toestemming gebruikt maakt van de beelden zullen gerechtelijke stappen ondernomen worden.

Art. 11: Slot

In deze privacyverklaring kunnen wijzigingen aangebracht worden door Charlotte Heynssens CommV. Lees dus regelmatig het document door. Indien er vragen zijn over deze verklaring of de wijze waarop de gegevens gebruikt worden, kan er gemaild worden naar info@shotbychotte.be.

Laatst gewijzigd op 22/1/25